Как забронировать групповые корпоративные трансферы в Швейцарии для конференции или роуд-шоу

Организация транспорта для конференции или роуд-шоу в нескольких городах — это одна из тех задач, которая на бумаге выглядит простой, но превращается в логистическую головоломку, как только дело доходит до реальных цифр. Двадцать делегатов прилетают в Цюрих, еще дюжина прибывает в Женеву днем ​​позже, основной докладчик должен быть в отеле в Базеле ровно к 8 утра. Добавьте к этому швейцарское расписание поездов, горные дороги, если ваше мероприятие проходит в Давосе или Интерлакене, и клиента, который хочет, чтобы все прошло без единой заминки, и вы поймете, почему групповые трансферы заслуживают тщательного планирования, а не звонка в последнюю минуту.

Мы регулярно обрабатываем подобные бронирования вАренда лимузинаИ за эти годы мы заметили, что мероприятия, которые проходят гладко, почти всегда имеют одну и ту же основу. Вот как эта основа выглядит на самом деле.

Начните с полной картины, а не только со времени забора ребенка.

Самая большая ошибка, которую допускают компании, — это бронирование транспорта так же, как и бронирование такси: одна точка отправления, один пункт назначения, одно время.Групповые корпоративные поездкиТак редко бывает. В течение двух дней люди могут приземляться в трёх разных аэропортах, некоторые будут останавливаться в центре города, другие — недалеко от места проведения мероприятия, а также могут присутствовать несколько VIP-персон.кому нужен личный автомобильвместо маршрутного микроавтобуса.

Прежде чем запрашивать ценовое предложение, полезно иметь в виду примерное положение дел:

• Сколько человек путешествует, и является ли это число постоянным или может измениться?

• Пункты прибытия и отправления (Аэропорт Цюриха,Аэропорт Женевы,Базельский Евроаэропортили железнодорожный вокзал)

• Прибудут ли все вместе или группами, разделенными по времени.

• Адрес места проведения мероприятия, или адреса, если это выездное мероприятие, перемещающееся между городами.

• Любые VIP-персоны или руководители, которым необходимы отдельные автомобили личного пользования.

• Объем багажа, поскольку участники конференции часто берут с собой больше, чем просто сумку для выходных.

Ничто из этого не обязательно должно быть точным при первом разговоре.хороший поставщик услуг трансфераОни зададут правильные вопросы и помогут заполнить пробелы. Но даже наличие общего плана позволит избежать множества дополнительных обсуждений в дальнейшем.

Подбирайте транспортное средство в соответствии с фактическим маршрутом, а не только с количеством пассажиров.

В Швейцарии, в частности, выбор транспортного средства имеет большее значение, чем кажется на первый взгляд. Микроавтобус, идеально подходящий для ровных дорог вокруг Цюриха или Женевы, может ощущаться совсем иначе на извилистых дорогах, ведущих к горному курорту. Если ваша конференция проходит в таких местах, как Церматт или Санкт-Мориц, вы также сталкиваетесь с ограниченным доступом транспорта в центр города, что меняет весь план.

Для большинства корпоративных групп структура обычно выглядит примерно так:

• Седаны или представительские седаны для отдельных руководителей или небольших делегаций из двух-трех человек.

• Минивэны для групп от четырех до семи человек, особенно удобные для поездок в аэропорт с багажом.

• Микроавтобусы для больших групп от восьми до шестнадцати человек, идеально подходящие для перевозки всей команды между отелем и местом проведения мероприятия.

• Тренеры дляполный переводы на конференциюособенно это актуально для выездных презентаций с участием пятидесяти и более человек, движущихся одним блоком.

Хороший перевозчик также учтет швейцарские правила дорожного движения, касающиеся рабочего времени водителей, что важно, если ваш маршрут включает в себя...длительные переезды между городами за один день, скажемЦюрих — Луганои обратно. Большинство организаторов мероприятий не задумываются об этом, пока это не станет проблемой, поэтому стоит напрямую спросить у вашей транспортной компании, насколько ваш график реалистичен с учетом разрешенных законом ограничений движения.

Для проведения выездных презентаций требуется иной подход к планированию, чем для организации разового мероприятия.

Разовая конференция с переездом — это довольно ограниченное мероприятие. А вот выездное шоу, когда та же группа перемещается по Цюриху, затем Женеве, а потом, возможно, Милану или Франкфурту, — это совсем другое дело. Вы не...бронирование частного трансфераВы организуете переезд, который должен синхронизироваться с перелетами, заселением в отель и зачастую встречами с прессой или клиентами, которые приходится втискивать между этими событиями.

Для выездных презентаций несколько факторов действительно имеют значение:

Единая точка контакта.Работа с разными местными водителями или диспетчерами в каждом городе сопряжена с дополнительными рисками. Работа с одним координатором, который управляет всем маршрутом, даже если на месте используются разные местные водители, позволяет сообщать об изменениях один раз, а не пять раз.

Предусмотрено время буферизации.Швейцарские поезда и самолеты надежны, но конференции редко проходят строго по расписанию. Хороший план трансфера предусматривает запас времени между окончанием совещания и моментом, когда нужно уехать, чтобы задержка сессии на двадцать минут не привела к пропуску рейса.

Единые стандарты для автомобилей во всех городах.Если на этапе тура в Цюрихе вам предоставят элегантный представительский седан, а на этапе в Женеве — что-то, что выглядело так, будто его заказали в последний момент, это сразу бросается в глаза. В случае выездных презентаций для клиентов такое несоответствие отражается на компании, проводящей мероприятие, а не только на поставщике транспортных услуг.

Забронируйте все необходимое заранее!

Корпоративный транспортдля мероприятийБронирование обычно происходит либо слишком рано, когда детали меняются за десять раз до фактической даты, либо слишком поздно, когда хорошие автомобили уже забронированы в других местах. Оптимальный срок обычно составляет от четырех до шести недель для конференций среднего размера и от восьми до десяти недель для крупных выездных мероприятий, охватывающих несколько городов, особенно в напряженный конференционный сезон весной и осенью, когда спрос по всей Швейцарии высок.

При бронировании стоит подтвердить его в письменном виде:

• Точные адреса места отправления и прибытия, а не только названия городов.

• Контактное лицо на месте проведения мероприятия.

• Что произойдет, если рейс задержится или сессия затянется?

• Условия отмены бронирования, поскольку количество участников часто меняется ближе к дате проведения мероприятия.

• Независимо от того, взимается ли плата за транспортное средство, за человека или это фиксированная дневная ставка.

Задавать эти вопросы заранее — не значит проявлять неуважение; именно это отличает спокойный частный трансфер от того, который в день поездки превращается в источник стресса.

Почему знание местной специфики здесь действительно важно

Швейцария — небольшая страна, но эффективно передвигаться по ней на автомобиле непросто, если вы плохо её знаете. В центре Цюриха в часы пик действуют зоны с ограниченным доступом.Встреча в аэропорту ЖеневыВ период крупных торговых выставок в этом районе образуются пробки. Горные дороги, ведущие в курортные города, закрываются или значительно замедляются зимой. Водитель, знающий эти закономерности, незаметно объезжает их, и вы даже не услышите о проблеме, потому что она так и не возникла.

Это, по сути, и есть суть того, что...групповая услуга по переводу корпоративных активовВам следует предложить не просто автомобиль и водителя, а человека, который совершал подобные поездки достаточно часто, чтобы предвидеть мелкие неполадки и устранить их до того, как ваши участники их заметят.

Получение ценового предложения

Если вы планируетеконференция или роуд-шоу в ШвейцарииЕсли вам нужен транспорт, организованный должным образом, а не собранный на скорую руку, свяжитесь с нами в Limousine Hire, указав даты, количество участников группы и примерный маршрут. Мы составим план и предложим цену, исходя из реальных потребностей вашего мероприятия, а не предложим стандартный пакет услуг, который вам не подходит.