Organizar el transporte para una conferencia o una gira por varias ciudades es una de esas tareas que parecen sencillas sobre el papel, pero que se convierten en un auténtico rompecabezas logístico en cuanto entran en juego las cifras reales. Veinte delegados que vuelan a Zúrich, otra docena que llega a Ginebra un día después, un ponente principal que debe estar en un hotel de Basilea a las 8 en punto. Si a esto le sumamos los horarios de los trenes suizos, las carreteras de montaña si el evento se celebra en Davos o Interlaken, y un cliente que quiere que todo funcione a la perfección, se empieza a comprender por qué los traslados de grupo requieren una planificación minuciosa en lugar de una llamada de última hora.
Gestionamos este tipo de reservas con regularidad enAlquiler de limusinasY a lo largo de los años hemos observado que los eventos que se desarrollan sin problemas casi siempre comparten las mismas bases. Así es como se ven esas bases.
El mayor error que cometen las empresas es reservar el transporte como si reservaran un solo taxi: un punto de recogida, un destino, una hora.Viajes corporativos en gruporara vez funciona así. Puede que tengas gente aterrizando en tres aeropuertos diferentes en dos días, algunos alojados en el centro de la ciudad y otros cerca del lugar del evento, y algunos VIP.quienes necesitan un coche privadoen lugar de un minibús compartido.
Antes de solicitar un presupuesto, conviene tener una idea aproximada de lo siguiente:
¿Cuántas personas están viajando y si esa cifra es fija o es probable que varíe?
Puntos de llegada y salida (Aeropuerto de Zúrich,Aeropuerto de Ginebra,Euroaeropuerto de Basileao una estación de tren)
Ya sea que todos lleguen juntos o en grupos escalonados.
La dirección del lugar, o direcciones si se trata de una gira que se traslada entre ciudades.
Cualquier VIP o ejecutivo que necesite vehículos privados separados
Volumen del equipaje, ya que los asistentes a las conferencias suelen llevar más que una bolsa de fin de semana.
Nada de esto tiene que ser exacto en la primera conversación.buen proveedor de transferenciasTe harán las preguntas adecuadas y te ayudarán a completar la información que falte. Pero llegar con un esquema, aunque sea vago, te ahorrará muchas idas y venidas después.
En Suiza, en particular, la elección del vehículo es más importante de lo que se piensa. Un minibús que resulta cómodo en las carreteras llanas de los alrededores de Zúrich o Ginebra puede ofrecer una experiencia muy diferente en las sinuosas rutas que llevan a una estación de montaña. Si su conferencia se celebra en una localidad como Zermatt o St. Moritz, además deberá tener en cuenta las restricciones de acceso para vehículos en el centro, lo que cambia por completo el plan.
Para la mayoría de los grupos empresariales, la combinación suele ser algo así:
Sedanes o berlinas ejecutivas para ejecutivos individuales o pequeñas delegaciones de dos o tres personas.
Minivans para grupos de cuatro a siete personas, especialmente útiles para traslados al aeropuerto con equipaje.
Minibuses para grupos grandes de ocho a dieciséis personas, ideales para trasladar a todo un equipo entre el hotel y el lugar del evento.
Entrenadores paralleno Transferencias de asistencia a conferencias, particularmente para eventos itinerantes con cincuenta o más asistentes que se desplazan como una sola cuadra.
Un proveedor decente también tendrá en cuenta las normas de circulación suizas sobre las horas de conducción, que importan si su itinerario incluyelargos traslados entre ciudades en un solo día, por ejemploDe Zúrich a Luganoy de vuelta. Esto no es algo en lo que la mayoría de los organizadores de eventos piensen hasta que se convierte en un problema, por lo que vale la pena preguntar directamente a la empresa de traslados si el horario previsto es realista teniendo en cuenta los límites legales de velocidad al volante.
Un traslado puntual para una conferencia es bastante controlado. Una gira, donde el mismo grupo se mueve por Zúrich, luego Ginebra, y luego tal vez Milán o Fráncfort, es algo completamente distinto. No estás...Reservar un traslado privadoEstás reservando una mudanza que tiene que coordinarse con los vuelos, los registros en los hoteles y, a menudo, con reuniones de prensa o con clientes que se intercalan entre medias.
Para las giras promocionales, hay algunos aspectos que marcan la diferencia:
Un único punto de contacto.Tratar con un conductor o despachador local diferente en cada ciudad aumenta el riesgo. Trabajar con un único coordinador que gestione toda la ruta, incluso si se utilizan distintos conductores locales, significa que los cambios se comunican una sola vez en lugar de cinco.
Tiempo de búfer incorporado.Los trenes y vuelos suizos son fiables, pero las conferencias rara vez se desarrollan según lo previsto. Un buen plan de traslados incluye un margen de tiempo entre la hora de finalización de la reunión y la hora de salida del coche, para que una sesión que se prolongue veinte minutos no provoque la pérdida del vuelo.
Estándares uniformes para los vehículos en todas las ciudades.Si en el tramo de Zúrich se utiliza un elegante sedán ejecutivo y en el de Ginebra un vehículo que parece haber sido reservado a última hora, se nota. En las giras promocionales dirigidas a clientes, esta inconsistencia repercute en la empresa organizadora del evento, no solo en el proveedor de transporte.
Transporte corporativopara eventosSuele reservarse con demasiada antelación, con detalles que cambian diez veces antes de la fecha, o demasiado tarde, cuando los vehículos más adecuados ya están comprometidos con otros eventos. El momento ideal suele ser de cuatro a seis semanas para una conferencia de tamaño medio, y de ocho a diez semanas para una gira promocional a gran escala que abarque varias ciudades, especialmente durante la temporada alta de conferencias en primavera y otoño, cuando la demanda es alta en toda Suiza.
Cuando reserves, conviene confirmarlo por escrito:
Direcciones exactas de recogida y entrega, no solo nombres de ciudades.
Un contacto designado en el terreno para el día del evento.
¿Qué sucede si un vuelo se retrasa o una sesión se prolonga?
Condiciones de cancelación, ya que el número de asistentes suele variar a medida que se acerca la fecha.
Ya sea que el precio sea por vehículo, por persona o una tarifa diaria fija.
Hacer estas preguntas de antemano no es ser difícil; es lo que diferencia un traslado privado que se realiza discretamente en segundo plano de uno que se convierte en una fuente de estrés el día del traslado.
Suiza es pequeña, pero no es fácil moverse por ella de forma eficiente si no se conoce bien. El centro de Zúrich tiene zonas restringidas durante las horas punta.Recogida en el aeropuerto de GinebraLa zona se congestiona durante las grandes ferias comerciales. Las rutas de montaña hacia los centros turísticos se cierran o el tráfico se ralentiza considerablemente en invierno. Un conductor que conoce estos patrones evitará discretamente las zonas afectadas, y usted ni siquiera se enterará del problema porque nunca se convertirá en uno.
Este es realmente el núcleo de lo que es unservicio de transferencia corporativa de grupoDebe ofrecer: no solo un vehículo y un conductor, sino a alguien que haya realizado este tipo de viaje suficientes veces como para anticipar los pequeños problemas que puedan surgir y solucionarlos antes de que sus delegados se den cuenta.
Si estás planeando unconferencia o gira promocional en SuizaSi busca un transporte bien organizado en lugar de uno improvisado a última hora, póngase en contacto con nosotros en Limousine Hire e indíquenos las fechas, el tamaño del grupo y un itinerario aproximado. Elaboraremos un plan y un presupuesto personalizados para su evento, sin ofrecerle un paquete genérico que no se ajuste a sus necesidades.
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