Organiser le transport pour une conférence ou une tournée promotionnelle dans plusieurs villes est une tâche qui paraît simple sur le papier, mais qui se transforme en véritable casse-tête logistique dès que l'on considère le nombre de participants. Vingt délégués arrivent à Zurich, une douzaine d'autres à Genève le lendemain, et un conférencier principal doit être à son hôtel à Bâle à 8 h précises. Ajoutez à cela les horaires des trains suisses, les routes de montagne si votre événement a lieu à Davos ou Interlaken, et un client qui exige que tout se déroule sans accroc, et vous comprendrez pourquoi les transferts de groupe nécessitent une planification rigoureuse plutôt qu'un coup de fil de dernière minute.
Nous gérons régulièrement ce type de réservation chezLocation de limousinesAu fil des ans, nous avons constaté que les événements qui se déroulent sans accroc reposent presque toujours sur les mêmes fondements. Voici en quoi consistent ces fondements.
La plus grosse erreur que commettent les entreprises est de réserver le transport comme elles réserveraient un simple taxi : un point de prise en charge, une destination, une heure.Voyages d'affaires en groupeCela fonctionne rarement ainsi. Il se peut que des personnes atterrissent dans trois aéroports différents sur deux jours, certaines logeant en centre-ville et d'autres près du lieu de l'événement, et quelques VIP.qui ont besoin d'une voiture privéeplutôt qu'un minibus partagé.
Avant de demander un devis, il est utile d'avoir une idée générale de :
Combien de personnes voyagent, et ce nombre est-il fixe ou susceptible de varier ?
Points d'arrivée et de départ (Aéroport de Zurich, Aéroport de Genève, Aéroport Euro de Bâle, ou une gare)
Que tout le monde arrive ensemble ou par groupes échelonnés
L'adresse du lieu, ou les adresses s'il s'agit d'une tournée itinérante entre plusieurs villes
Tous les VIP ou cadres supérieurs qui ont besoin de véhicules privés séparés
Le volume des bagages, car les participants aux conférences emportent souvent plus qu'un sac de week-end, est un facteur important.
Rien de tout cela n'a besoin d'être exact lors de la première conversation.bon prestataire de transfertIl posera les bonnes questions et vous aidera à combler les lacunes. Mais arriver avec même une ébauche de plan vous évitera bien des allers-retours par la suite.
En Suisse, le choix du véhicule a une importance capitale. Un minibus parfaitement confortable sur les routes plates autour de Zurich ou de Genève peut se révéler très différent sur les routes sinueuses menant à une station de montagne. Si votre conférence se tient à Zermatt ou à Saint-Moritz, par exemple, la circulation restreinte en centre-ville peut également impacter vos plans.
Pour la plupart des groupes d'entreprises, la répartition ressemble généralement à ceci :
Berlines de luxe ou berlines de direction pour cadres individuels ou petites délégations de deux à trois personnes
Minivans pour groupes de quatre à sept personnes, particulièrement pratiques pour les transferts aéroport avec bagages.
Minibus pour les groupes de huit à seize personnes, idéaux pour transporter toute une équipe entre l'hôtel et le lieu de réception.
Entraîneurs pourcomplet transferts de participation à la conférence, notamment pour les tournées promotionnelles avec cinquante participants ou plus se déplaçant comme un seul bloc
Un bon prestataire tiendra également compte de la réglementation routière suisse concernant les temps de conduite, ce qui est important si votre itinéraire comprend…longs transferts entre les villes en une seule journée, par exempleZurich à Luganoet retour. La plupart des organisateurs d'événements n'y pensent pas avant que cela ne pose problème ; il est donc judicieux de demander directement à votre société de transfert si votre horaire est réaliste compte tenu des limitations de vitesse autorisées.
Un déplacement ponctuel pour une conférence est relativement circonscrit. Une tournée promotionnelle, où le même groupe se déplace à Zurich, puis à Genève, puis peut-être à Milan ou à Francfort, est une toute autre affaire. Vous n'êtes pasréserver un transfert privé; vous organisez un déménagement qui doit être synchronisé avec les vols, les arrivées à l'hôtel et souvent des réunions avec la presse ou des clients, intercalées entre-temps.
Pour les tournées promotionnelles, quelques éléments font toute la différence :
Un seul interlocuteur.Le fait de traiter avec un chauffeur ou un répartiteur local différent dans chaque ville augmente les risques. Travailler avec un seul coordinateur qui gère l'ensemble du trajet, même si différents chauffeurs locaux interviennent sur le terrain, permet de communiquer les changements une seule fois au lieu de cinq.
Temps tampon intégré.Les trains et les avions suisses sont fiables, mais les conférences se déroulent rarement à l'heure précise. Un bon plan de transfert prévoit une marge entre l'heure de fin de la réunion et l'heure de départ du véhicule, afin qu'une session qui se prolonge de vingt minutes n'entraîne pas un vol manqué.
Normes de véhicules uniformes dans toutes les villes.Si votre étape à Zurich se fait en berline de luxe et votre étape à Genève en véhicule qui semble avoir été réservé à la dernière minute, cela se voit. Pour les tournées promotionnelles destinées aux clients, cette incohérence rejaillit sur l'entreprise organisatrice, et pas seulement sur le prestataire de transport.
Transport d'entreprisepour les événementsLes véhicules sont souvent réservés soit beaucoup trop tôt, avec des détails qui changent constamment avant la date prévue, soit beaucoup trop tard, lorsque les meilleurs sont déjà réservés ailleurs. L'idéal est généralement de réserver quatre à six semaines à l'avance pour une conférence de taille moyenne, et plutôt huit à dix semaines pour une grande tournée promotionnelle couvrant plusieurs villes, surtout pendant la haute saison des congrès au printemps et en automne, lorsque la demande est forte en Suisse.
Lorsque vous réservez, il est conseillé de confirmer par écrit :
Adresses exactes de prise en charge et de livraison, et non seulement les noms des villes.
Un contact désigné sur place le jour de l'événement
Que se passe-t-il si un vol est retardé ou si une séance dure plus longtemps que prévu ?
Conditions d'annulation, car le nombre de participants varie souvent à l'approche de la date.
Que le prix soit par véhicule, par personne ou forfaitaire journalier
Poser ces questions en amont n'est pas faire preuve de difficulté ; c'est ce qui distingue un transfert privé qui se déroule discrètement en arrière-plan d'un transfert qui devient une source de stress le jour J.
La Suisse est un petit pays, mais il n'est pas simple de s'y déplacer efficacement en voiture si on ne la connaît pas bien. Le centre-ville de Zurich est soumis à des restrictions de circulation aux heures de pointe.Prise en charge à l'aéroport de GenèveLa région est congestionnée lors des grands salons professionnels. Les routes de montagne menant aux stations de ski sont fermées ou fortement ralenties en hiver. Un conducteur averti saura les contourner discrètement, et vous n'entendrez même pas parler du problème, car il n'en sera jamais question.
C'est là le cœur même de ce qu'est unservice de transfert d'entreprise de groupeIl faudrait proposer : non seulement un véhicule et un chauffeur, mais aussi quelqu’un qui a effectué ce type de voyage suffisamment de fois pour anticiper les petits problèmes qui peuvent survenir et les régler avant même que vos délégués ne les remarquent.
Si vous prévoyez unconférence ou tournée promotionnelle en SuisseSi vous souhaitez un transport parfaitement organisé plutôt qu'improvisé à la dernière minute, contactez Limousine Hire en nous indiquant vos dates, le nombre de participants et votre itinéraire approximatif. Nous élaborerons un plan et un devis adaptés aux besoins réels de votre événement, et non une formule standard qui ne conviendrait pas.
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