Come prenotare trasferimenti aziendali di gruppo in Svizzera per una conferenza o un roadshow.

Organizzare i trasporti per una conferenza o un roadshow in più città è uno di quei compiti che sembrano semplici sulla carta, ma si trasformano in un rompicapo logistico nel momento in cui entrano in gioco i numeri concreti. Venti delegati che arrivano a Zurigo in aereo, un'altra dozzina che arriva a Ginevra il giorno dopo, un relatore principale che deve essere in hotel a Basilea alle 8 in punto. Aggiungete gli orari dei treni svizzeri, le strade di montagna se l'evento si svolge a Davos o Interlaken, e un cliente che vuole che tutto fili liscio, e inizierete a capire perché i trasferimenti di gruppo meritano un'attenta pianificazione piuttosto che una telefonata dell'ultimo minuto.

Gestiamo regolarmente questo tipo di prenotazione pressoNoleggio limousineNel corso degli anni abbiamo notato che gli eventi che si svolgono senza intoppi condividono quasi sempre le stesse basi. Ecco in cosa consistono queste basi.

Partiamo dal quadro completo, non solo dall'orario di ritiro.

L'errore più grande che le aziende commettono è prenotare i trasporti come se si trattasse di un singolo taxi: un unico punto di prelievo, un'unica destinazione, un unico orario.Viaggi aziendali di gruppoRaramente funziona in questo modo. Potrebbe capitare che le persone atterrino in tre aeroporti diversi nell'arco di due giorni, alcune alloggino in centro città e altre vicino al luogo dell'evento, e alcuni VIPchi ha bisogno di un'auto privatapiuttosto che un minibus condiviso.

Prima di richiedere un preventivo, è utile avere un'idea generale di:

• Quante persone viaggiano e se questo numero è fisso o soggetto a variazioni.

• Punti di arrivo e partenza (Aeroporto di Zurigo,Aeroporto di Ginevra,Aeroporto Euro di Basilea, o una stazione ferroviaria)

• Sia che arrivino tutti insieme o in gruppi scaglionati

• L'indirizzo della sede, o gli indirizzi se si tratta di un tour che si sposta tra le città.

• Qualsiasi VIP o dirigente che necessiti di veicoli privati ​​separati

• volume del bagaglio, dato che i partecipanti alla conferenza spesso portano con sé più di una borsa da weekend.

Niente di tutto ciò deve essere esatto alla prima conversazione. Abuon fornitore di trasferimentiTi porrà le domande giuste e ti aiuterà a colmare le lacune. Ma presentarsi anche solo con una bozza di programma ti risparmierà un sacco di scambi di messaggi in seguito.

Scegli il veicolo più adatto al percorso effettivo, non solo al numero di passeggeri.

In Svizzera, in particolare, la scelta del veicolo è più importante di quanto si pensi. Un minibus perfettamente comodo sulle strade pianeggianti intorno a Zurigo o Ginevra può risultare molto diverso sui tortuosi percorsi che portano a una località di montagna. Se la vostra conferenza si svolge in una località come Zermatt o St. Moritz, dovrete anche fare i conti con le restrizioni di accesso dei veicoli nel centro città, il che cambia completamente i piani.

Per la maggior parte dei gruppi aziendali, la composizione di solito si presenta più o meno così:

• Berline o sedi executive per dirigenti singoli o piccole delegazioni di due o tre persone

• Minivan per gruppi da quattro a sette persone, particolarmente utili per i trasferimenti aeroportuali con bagagli.

• Minibus per gruppi più numerosi da otto a sedici persone, ideali per spostare un'intera squadra tra l'hotel e la sede dell'evento.

• Allenatori perpieno trasferimenti di partecipazione alla conferenza, in particolare per i roadshow con cinquanta o più partecipanti che si muovono in un unico blocco

Un fornitore affidabile terrà conto anche delle norme stradali svizzere relative agli orari di guida, che sono importanti se il tuo itinerario prevedelunghi trasferimenti tra città in un solo giorno, diciamoDa Zurigo a Luganoe ritorno. Questo è un aspetto a cui la maggior parte degli organizzatori di eventi non pensa finché non diventa un problema, quindi vale la pena chiedere direttamente alla società di trasferimento se il programma è realistico tenendo conto dei limiti di guida previsti dalla legge.

I roadshow richiedono un tipo di pianificazione diverso rispetto a un singolo evento.

Un trasferimento per una conferenza singola è abbastanza circoscritto. Un roadshow, in cui lo stesso gruppo si sposta da Zurigo a Ginevra, poi magari a Milano o Francoforte, è tutta un'altra storia. Non seiprenotazione di un trasferimento privatoStai organizzando un trasloco che deve essere coordinato con voli, check-in in hotel e, spesso, incontri con la stampa o con i clienti.

Per i roadshow, alcuni elementi fanno davvero la differenza:

Un unico punto di contatto.Avere a che fare con un autista o un responsabile della logistica diverso in ogni città aumenta il rischio. Lavorare con un unico coordinatore che gestisce l'intero percorso, anche se sul campo vengono impiegati autisti locali diversi, significa che le modifiche vengono comunicate una sola volta anziché cinque.

Tempo di buffer integrato.I treni e i voli svizzeri sono affidabili, ma le conferenze raramente si svolgono esattamente secondo i tempi previsti. Un buon piano di trasferimenti prevede un margine di tempo tra l'orario di fine della riunione e l'orario in cui l'auto deve lasciare il luogo, in modo che un eventuale sforamento di venti minuti non si traduca nella perdita del volo.

Standard uniformi per i veicoli in tutte le città.Se per la tratta di Zurigo avete a disposizione un'elegante berlina di lusso, mentre per la tratta di Ginevra un mezzo che sembra prenotato all'ultimo minuto, si nota subito. Nel caso di roadshow con i clienti, questa incoerenza si riflette sull'azienda che organizza l'evento, non solo sul fornitore del trasporto.

Assicurati i dettagli della prenotazione in anticipo

Trasporto aziendaleper eventiSpesso le prenotazioni vengono effettuate con troppo anticipo, con dettagli che cambiano dieci volte prima della data effettiva, oppure con troppo ritardo, quando i veicoli migliori sono già stati prenotati altrove. Il momento ideale per prenotare un veicolo è solitamente dalle quattro alle sei settimane prima per una conferenza di medie dimensioni, e dalle otto alle dieci settimane per un grande roadshow che si svolge in più città, soprattutto durante l'alta stagione congressuale in primavera e in autunno, quando la domanda in tutta la Svizzera è elevata.

Quando effettui una prenotazione, è consigliabile confermarla per iscritto:

• Indirizzi precisi di ritiro e consegna, non solo i nomi delle città.

• Un referente designato presente sul posto il giorno dell'evento.

• Cosa succede se un volo è in ritardo o una sessione si prolunga

• Condizioni di cancellazione, poiché il numero dei partecipanti spesso varia in prossimità della data

• Sia che il prezzo sia calcolato per veicolo, per persona o con una tariffa giornaliera fissa.

Porre queste domande in anticipo non significa essere difficili; è ciò che distingue un trasferimento privato che si svolge senza intoppi da uno che si trasforma in una fonte di stress il giorno stesso.

Perché la conoscenza del territorio è davvero importante in questo caso

La Svizzera è piccola, ma non è semplice girarci in auto in modo efficiente se non la si conosce bene. Il centro di Zurigo, ad esempio, ha zone a traffico limitato durante le ore di punta.Servizio di prelievo all'aeroporto di GinevraLa zona si congestiona durante le grandi fiere. Le strade di montagna che conducono alle località turistiche vengono chiuse o subiscono rallentamenti significativi in ​​inverno. Un automobilista che conosce questi schemi di traffico li eviterà silenziosamente, e non ne sentirai nemmeno parlare perché il problema non si è mai presentato.

Questo è davvero il nucleo di ciò che unservizio di trasferimento aziendale di gruppoDovrebbe offrire: non solo un veicolo e un autista, ma qualcuno che abbia già effettuato questo tipo di viaggio un numero sufficiente di volte da poter prevedere i piccoli imprevisti e risolverli prima che i vostri delegati se ne accorgano.

Richiedere un preventivo

Se stai pianificando unconferenza o roadshow in SvizzeraSe desiderate un servizio di trasporto organizzato in modo impeccabile, anziché improvvisato all'ultimo minuto, contattateci presso Limousine Hire indicando le date, il numero di partecipanti e un itinerario di massima. Elaboreremo un piano e un preventivo personalizzati in base alle reali esigenze del vostro evento, non un pacchetto generico che non si adatta perfettamente.